Warteliste: Kunden nachrücken lassen

Ist an einem Tag nichts mehr frei, geht der Kunde heute meist einfach weg. Mit der Warteliste merkt er sich stattdessen einen Zeitraum vor. Wird darin Kapazität frei, etwa durch eine Absage, schickt Revobook ihm automatisch eine E-Mail mit einem Buchungslink.

Einschalten

Die Warteliste ist pro Leistung ausgeschaltet. Setz den Schalter "Warteliste anbieten" im Leistungsdialog unter Einstellungen → Leistungen, für viele Leistungen auf einmal über die Mehrfachbearbeitung. Erst dann zeigt die Buchungsseite den Einstieg.

Was der Kunde sieht

• Wählt er einen Tag, an dem nichts frei ist, erscheint dort "Auf die Warteliste". Ohne Anmeldung sieht er stattdessen einen Hinweis mit Login-Link: die Warteliste braucht ein Kundenkonto, sonst gibt es keine Adresse, an die das Angebot gehen kann.
• Er merkt sich einen Zeitraum vor, nicht eine Uhrzeit, denn die gesuchte Uhrzeit gibt es ja gerade nicht. Vorgeschlagen sind "Nur dieser Tag", "Die nächsten 2 Wochen" und "Egal wann"; ein eigenes Bis-Datum geht auch.
• Dazu wählt er ein Zeitfenster (vormittags, nachmittags oder ganztags) und optional einen Wunschmitarbeiter.
• Seine Vormerkungen sieht er unter "Meine Termine" im Abschnitt "Warteliste" und trägt sich dort selbst wieder aus. Jede Warteliste-E-Mail enthält zusätzlich einen Abmelde-Link.

Vormerken kann er bis 90 Tage in die Zukunft, auch über dein Buchungsfenster hinaus. Das ist Absicht: Bei einem kurzen Buchungsfenster könnte sich sonst niemand für den übernächsten Monat vormerken, obwohl der Tag längst buchbar ist, wenn er kommt. Solche Tage liegen bis dahin still, ein Angebot kommt erst, wenn der Tag in dein Buchungsfenster hineinrollt.

Wie das Angebot entsteht

• Auslöser sind Absagen, abgelehnte oder abgelaufene Anfragen und verschobene Termine. Zusätzlich prüft Revobook täglich alle offenen Vormerkungen, damit auch neue Arbeitszeiten, ein neuer Mitarbeiter oder eine erhöhte Kapazität nachrücken lassen.
• Passt für einen Wartenden irgendein Slot in seinem Zeitraum und Zeitfenster, bekommt er das Angebot. Gerechnet wird mit seiner Leistung, nicht mit der abgesagten: Wer eine kürzere Leistung will, passt vielleicht in eine Lücke, in die die abgesagte nicht gepasst hätte.
• Der Link ist befristet und führt in die normale Buchung, mit Leistung und Tag vorbelegt. Menge, Zusatzleistungen und Mitarbeiter wählt der Kunde selbst.
• Kommt jemand zu spät, sieht er einfach keinen freien Termin mehr. Der Link sagt das klar; sein Eintrag bleibt für den restlichen Zeitraum offen.

Damit niemand deinen Kalender mit Vormerkungen zusetzt, gilt eine Obergrenze: höchstens drei offene Einträge pro Kunde und Betrieb, und pro Leistung dürfen sich die Zeiträume eines Kunden nicht überschneiden.

Was du davon siehst

In der Tagesansicht des Kalenders steht über dem Gitter die Leiste "Warteliste" mit allen Wartenden für diesen Tag, in der Reihenfolge ihres Eintrags. Den ganzen Stapel siehst du hinter dem Knopf "Warteliste" links oben im Kalender: dort steht jede Vormerkung genau einmal, mit ihrem Zeitraum, und die Zahl am Knopf sagt dir schon vorher, wie viele offen sind.

Über "Termin anlegen" buchst du jemanden direkt selbst, etwa nach einem Telefonat; die Vormerkung schließt sich dann von allein. Im Kopf der Liste steht außerdem, wie viele Termine in diesem Monat aus einem Wartelisten-Angebot entstanden sind. Das sind Termine, die es ohne Warteliste vermutlich nicht gegeben hätte.