Kunden verwalten

Wie Kunden angelegt werden

• Automatisch: Bucht jemand über deine öffentliche Buchungsseite, entsteht der Kundeneintrag von selbst.
• Manuell: Über "Kunde hinzufügen" in der Kundenübersicht, z.B. für telefonische Buchungen oder Bestandskunden. Am Handy ist das der runde Plus-Knopf unten rechts.
• Beim Termin anlegen: Auch direkt im Kalender kannst du neue Kundendaten erfassen.
• Per Import: Über "Importieren" in der Kundenübersicht liest du eine ganze CSV-Datei auf einmal ein, etwa aus deinem bisherigen System. Mehr dazu im Artikel „Kunden aus einer CSV-Datei importieren“.

Kundendetails

In der Kundenkartei siehst du Stammdaten und die Terminhistorie eines Kunden und kannst direkt einen neuen Termin für ihn anlegen. Zusätzlich lassen sich Notizen zum Kunden hinterlegen.

Kunde und Konto

Ein Kunde, den du von Hand oder per Import angelegt hast, hat kein Konto. Registriert sich dieselbe Person später bei Revobook, bleibt dein Eintrag unverändert, und das neue Konto sieht weder deinen Eintrag noch seine Termine. Erst wenn die Person selbst bei dir bucht, prüft Revobook, ob beides zusammengehört.

• Automatisch zusammengeführt wird nur, wenn E-Mail-Adresse, Vorname und Nachname übereinstimmen. Groß- und Kleinschreibung und überzählige Leerzeichen spielen keine Rolle, Umlaute und Bindestriche schon.
• Die E-Mail-Adresse des Kontos muss bestätigt sein. Wer seine Adresse nach der Registrierung geändert hat, wird nicht zusammengeführt.
• Danach gibt es bei dir nur noch einen Kunden: den mit Konto. Alle Termine, Kursanmeldungen und deine Notiz sind auf ihn übergegangen. Der Kunde sieht seine früheren Termine in seinem Konto, deine Notiz und deine Angaben sieht er nie.
• Stimmt der Name nicht, bleiben beide Einträge stehen. Nach drei erfolglosen Namensvergleichen prüft Revobook diesen Eintrag nicht mehr automatisch.
• Haben der manuelle Kunde und der Kunde mit Konto eine aktive Anmeldung im selben Kursdurchgang, bleiben beide stehen.

Von Hand zusammenführen

Gibt es zu einem Kunden mit Konto einen manuell angelegten Eintrag mit derselben E-Mail-Adresse, zeigt der Kundendialog einen Hinweis mit der Aktion „Zusammenführen“. Dieselbe Aktion steht im Menü der Zeile in der Kundenübersicht. Du bestätigst den Schritt ausdrücklich, er lässt sich nicht rückgängig machen. Abgelehnt wird er, wenn die E-Mail-Adressen nicht gleich sind, die Adresse des Kontos nicht bestätigt ist oder beide Kunden im selben Kursdurchgang angemeldet sind. Zwei Kunden ohne Konto lassen sich nicht zusammenführen.

Was du von einem Kunden mit Konto siehst

Die E-Mail-Adresse siehst du immer. Name, Telefon und Adresse siehst du nur, soweit der Kunde sie bei der Buchung für dich freigegeben hat, und nur solange er sie nicht widerruft. Alles andere sind deine eigenen Betriebsangaben: Die trägst du selbst im Kundendialog ein, und nur dein Betrieb sieht sie. Das Konto des Kunden änderst du dabei nie. Widerruft der Kunde eine Freigabe, siehst du für diese Angabe wieder deine eigene, und ohne eigene bleibt sie leer. Löscht der Kunde sein Konto, verlierst du die Verknüpfung samt deinen Angaben und der Notiz.

Diese Regel gilt überall, wo Revobook dir einen Kunden zeigt: im Dashboard, in der Teilnehmerliste eines Kurses, in den Wartelisten, in der Anfragenprüfung, in der globalen Suche, im Postfach, in den Ereignissen samt Glocke und im Kalender-Abo. Auch die Suche folgt ihr: Ein nicht freigegebener Name findet nichts. Ein Ereignis, das einen Kunden nennt, zeigt den Namen nur, solange du ihn sehen darfst, sonst „Kunde“ oder seine E-Mail-Adresse.

Widerrufen kann der Kunde eine Freigabe nur, solange kein aktiver Termin und keine aktive Kursanmeldung bei dir sie noch als Pflichtfeld braucht. Eine Kursanmeldung, die der Kunde nicht mehr selbst stornieren kann, etwa weil der Kurs schon begonnen hat oder ein Dauerkurs online läuft, blockiert den Widerruf, bis sie endet.