Kunden aus einer CSV-Datei importieren

Wechselst du zu Revobook, nimmst du deine Kunden mit: Über „Importieren“ in der Kundenübersicht liest du eine CSV-Datei ein. Aus jeder Zeile wird ein Kunde ohne Konto, genau wie beim Anlegen von Hand. Die Aktion siehst du nur mit dem Recht, Kunden zu verwalten.

Die Datei

• Eine Kopfzeile ist Pflicht. Die erste Zeile benennt die Spalten. Ein Beispiel mit allen möglichen Spalten zeigt dir der Dialog vor dem Hochladen.
• Das Trennzeichen (Semikolon, Komma oder Tabulator) erkennt Revobook selbst.
• Die Datei muss UTF-8 kodiert sein, mit oder ohne BOM. Speicherst du aus Excel, wähle „CSV UTF-8“. Andere Zeichensätze werden mit einer Meldung abgelehnt.
• Höchstens 5.000 Datenzeilen und 2 MB. Größere Bestände teilst du auf mehrere Dateien auf.
• Leere Zeilen werden übersprungen. Anführungszeichen und Zeilenumbrüche in Feldern folgen dem CSV-Standard.

Spalten zuordnen

Nach dem Hochladen schlägt Revobook anhand der Kopfzeile ein Feld je Spalte vor: Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Straße, Hausnummer, Adresszusatz, PLZ, Stadt und interne Notiz. Das sind dieselben Felder wie im Kundendialog. Du kannst jede Zuordnung ändern oder eine Spalte weglassen. Jedes Feld darf nur einmal vergeben sein, und mindestens eine Spalte muss auf den Namen oder die E-Mail zeigen.

Vorschau und Fehlerzeilen

Vor dem Schreiben zeigt die Vorschau, wie viele Kunden neu sind, wie viele schon bei dir stehen (Dubletten) und wie viele Zeilen fehlerhaft sind. Fehlerhafte Zeilen erscheinen mit der Zeilennummer aus deiner Datei und dem Grund. Fehlerhaft ist eine Zeile ohne Namen und ohne E-Mail, mit ungültiger E-Mail oder mit einem zu langen Feld. Steuerzeichen entfernt Revobook, eine Zeile nur aus Leerzeichen gilt als leer. Hat die Vorschau nichts zu schreiben, bleibt der Knopf „Importieren“ gesperrt.

Dubletten

Eine Dublette ist eine Zeile, deren E-Mail-Adresse schon bei einem manuell angelegten Kunden steht. Hat die Zeile keine E-Mail, vergleicht Revobook Vorname, Nachname und Anschrift mit deinen manuellen Kunden ohne E-Mail. Du wählst, was geschieht:

• Zeile überspringen (Vorgabe): Der vorhandene Kunde bleibt unverändert.
• Nur leere Felder füllen: Was beim vorhandenen Kunden fehlt, ergänzt die Datei.
• Felder überschreiben: Die Werte der Datei ersetzen die vorhandenen.

Steht dieselbe E-Mail-Adresse mehrmals in der Datei, zählt die erste Zeile. Dasselbe gilt für Zeilen ohne E-Mail mit gleichem Namen und gleicher Anschrift. Führst du schon mehrere manuelle Kunden, auf die eine Zeile passt, wird sie in jedem Modus übersprungen. Ein Kunde mit Konto wird nie verändert. Ein zweiter Import derselben Datei im Modus „überspringen“ legt deshalb nichts doppelt an.

Nach dem Import

Das Ergebnis nennt, wie viele Kunden angelegt, aktualisiert und übersprungen wurden. Die Kundenübersicht lädt danach neu. Schlägt beim Schreiben etwas fehl, wird nichts geschrieben. Revobook verschickt keine E-Mail an die importierten Adressen. Ein Import lässt sich nicht rückgängig machen.