Warum sehen Kunden keine freien Termine?

Ein Termin wird Kunden nur angeboten, wenn mehrere Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind. Fehlt eine davon, bleibt der Kalender leer, meist ohne offensichtlichen Grund. Geh die folgende Checkliste von oben nach unten durch.

1. 1Öffnungszeiten: Ist dein Betrieb am gewünschten Wochentag überhaupt geöffnet? (Einstellungen → Öffnungszeiten)
2. 2Mitarbeiter-Arbeitszeit: Hat mindestens ein Mitarbeiter an diesem Tag Arbeitszeit hinterlegt? Buchbar ist nur die Überschneidung von Öffnungszeit und Arbeitszeit.
3. 3Mitarbeiter aktiv: Ist der Mitarbeiter auf aktiv gesetzt? Inaktive Mitarbeiter erhalten keine neuen Termine.
4. 4Leistungs-Zuordnung: Falls du der Leistung bestimmte Mitarbeiter zugewiesen hast, kann nur aus dieser Gruppe gebucht werden. Ohne Zuordnung dürfen alle aktiven Mitarbeiter die Leistung ausführen.
5. 5Buchungsfenster: Jede Leistung hat einen maximalen Buchungshorizont und zwei Grenzen nach unten, die beide gelten: „Min. Tage im Voraus“ in ganzen Tagen und den „Buchungsschluss“ in Minuten vor dem Termin. Steht dort z.B. 120, verschwinden die nächsten zwei Stunden aus der Auswahl, auch wenn der Kalender frei ist.
6. 6Wochentage der Leistung: Ist die Leistung auf bestimmte Wochentage eingeschränkt?
7. 7Abwesenheiten: Liegt der Tag in einem Betriebsurlaub oder ist der Mitarbeiter abwesend (Urlaub, Krankheit)?

Wenn alles stimmt, aber einzelne Uhrzeiten fehlen

• Pausen: Termine, die eine Betriebs- oder Mitarbeiterpause schneiden würden, werden nicht angeboten.
• Pufferzeiten: Vor- und Nachbereitungszeiten der Leistung blockieren den Mitarbeiter zusätzlich zur eigentlichen Termindauer.
• Bestehende Termine: Jeder bestehende Termin eines Mitarbeiters belegt einen Platz der Kapazität, die für die neue Buchung gilt. Ohne erhöhte Kapazität blockiert schon ein einzelner Termin die Zeit komplett; bei einer Gruppenleistung mit freien Plätzen bleibt der Slot buchbar, solange noch Plätze übrig sind.
• Unbestätigte Anfragen: Bei Leistungen mit Bestätigungspflicht blockieren bereits unbestätigte Terminanfragen die Kapazität.
• Randzeiten: Ein Termin muss vollständig in Öffnungs- und Arbeitszeit passen. Eine 60-Minuten-Leistung um 16:30 Uhr bei Ladenschluss um 17:00 Uhr wird nicht angeboten.
• Gewählte Zusatzleistungen: Sie verlängern den Termin und schränken den Kreis der Mitarbeiter ein. Deshalb kann die Auswahl schrumpfen, sobald der Kunde etwas dazunimmt.
• Mehrere Plätze: Bucht ein Kunde mehrere Plätze, werden nur Slots angeboten, in denen noch so viele Plätze frei sind.

Wenn wirklich nichts frei ist

Manchmal ist der Kalender einfach voll, und das ist kein Fehler. Für diesen Fall kannst du pro Leistung die Warteliste einschalten: Kunden merken sich dann einen Zeitraum vor und bekommen eine E-Mail, sobald dort etwas frei wird. Wie das funktioniert, steht im Artikel „Warteliste: Kunden nachrücken lassen“.